Rollen und Richtlinien: Digitales Management für Ihre Unternehmensstruktur
Die Führungskultur jedes Unternehmens ist anders. DuTACS bietet eine flexible Struktur, die sich an die Hierarchie und die Regeln Ihres Unternehmens anpasst, anstatt eine Standardform vorzugeben. mit dem Modul "Rollen und Richtlinien" können Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter festlegen und deren Reisekostenabrechnungen in voller Übereinstimmung mit den Unternehmensgrundsätzen vornehmen.
Benutzerrollen und Berechtigungen
Verhindern Sie Chaos, indem Sie Benutzer mit unterschiedlichen Zuständigkeiten auf der Plattform definieren.
- Verwalter (Admin): Verwaltet das gesamte Unternehmenskonto, greift auf Berichte zu und konfiguriert allgemeine Einstellungen.
- Reiseveranstalter (Travel Arranger): Diese Rolle ist typischerweise für Assistenten der Geschäftsleitung oder Büroleiter vorgesehen und ist befugt, Buchungen im Namen anderer vorzunehmen (z. B. ihres Vorgesetzten oder einer ganzen Abteilung).
- Genehmigender: Abteilungsleiter, die die Reiseanträge ihres Teams überprüfen, das Budget kontrollieren und die endgültige Genehmigung erteilen. Wenn ein Antrag erstellt wird, erhalten sie eine Benachrichtigung per E-Mail oder Anwendung.
- Reisender (Traveler): Ein Standardbenutzer, der nur Buchungen für sein eigenes Profil vornehmen kann.
- Finanzbeamter (Buchhalter): Die Rolle, die die Buchhaltungsintegration verwaltet, kann auf alle Rechnungen, den Zahlungsverlauf und die Finanzberichte zugreifen, auch wenn sie nicht berechtigt ist, Buchungen vorzunehmen.
Intelligente Reiserichtlinien
Lassen Sie Ihre Reiserichtlinien nicht auf dem Papier stehen, sondern integrieren Sie sie in das System. Unsere Richtlinien-Engine wird zum Zeitpunkt der Buchung aktiviert.
- Budget-Grenzen: Legen Sie maximale Hotel-/Flugbudgets auf der Grundlage von Flugdauer oder Zielorten fest (z. B. "Maximal 300 € für Flüge innerhalb Europas").
- Klasseneinschränkungen: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter in der Business Class fliegen oder in einem 5-Sterne-Hotel übernachten dürfen.
- Frühbucher-Regel: Legen Sie fest, wie viele Tage im Voraus eine Reise gebucht werden muss, um Kosten zu sparen.
Automatisierte Genehmigungsabläufe
Reduzieren Sie den bürokratischen Aufwand, ohne die Kontrolle zu verlieren.
- Automatische Genehmigung innerhalb der Richtlinie: Wenn eine Buchung den Unternehmensregeln und Budgetgrenzen entspricht, kann sie automatisch und ohne Genehmigung des Managers als Ticket ausgestellt werden. Dadurch wird der Prozess beschleunigt.
- Außergewöhnliches Case Management: Bei einer Entscheidung, die gegen die Richtlinien verstößt, oder bei Überschreitung des Budgets sendet das System automatisch eine "Genehmigungsanfrage" an den zuständigen Manager. Der Administrator kann die Begründung prüfen und sie genehmigen oder ablehnen.
Kostenstellen und Projekt-Codes
Stellen Sie sicher, dass die Ausgaben vom richtigen Budget abgezogen werden.
- Abteilungsbasierte Zuweisung: Ordnen Sie jeden Mitarbeiter oder jedes Team einer bestimmten "Kostenstelle" zu.
- Projektkennzeichen: Erfordern Sie die obligatorische Eingabe eines Projektcodes zum Zeitpunkt der Buchung, um Reisen für bestimmte Projekte oder Kunden abzurechnen.