Roller ve Politikalar: Şirket Yapınıza Uygun Dijital Yönetim
Her şirketin yönetim kültürü farklıdır. DuTACS, standart bir kalıp dayatmak yerine, şirketinizin hiyerarşisine ve kurallarına uyum sağlayan esnek bir yapı sunar. "Roller ve Politikalar" modülü ile çalışanlarınızın yetkilerini belirleyebilir, seyahat harcamalarını şirket prensiplerine tam uyumlu hale getirebilirsiniz.
Kullanıcı Rolleri ve Yetkilendirme
Platform üzerinde farklı sorumluluklara sahip kullanıcılar tanımlayarak kaosu önleyin.
- Yönetici (Admin): Tüm şirket hesabını yönetir, raporlara erişir ve genel ayarları yapılandırır.
- Seyahat Düzenleyici (Travel Arranger): Genellikle yönetici asistanları veya ofis yöneticileri için tasarlanan bu rol, başkaları adına (örneğin yöneticileri veya tüm bir departman için) rezervasyon yapma yetkisine sahiptir.
- Onaylayıcı (Approver): Ekibinin seyahat taleplerini inceleyen, bütçe kontrolü yapan ve son onayı veren departman yöneticileridir. Bir talep oluştuğunda e-posta veya uygulama üzerinden bildirim alırlar.
- Gezgin (Traveler): Sadece kendi profili için rezervasyon yapabilen standart kullanıcıdır.
- Finans Sorumlusu (Accountant): Rezervasyon yapma yetkisi olmasa da tüm faturalara, ödeme geçmişine ve mali raporlara erişebilen, muhasebe entegrasyonunu yöneten roldür.
Akıllı Seyahat Politikaları (Travel Policy)
Seyahat kurallarınızı kağıt üzerinde bırakmayın, sisteme entegre edin. Politika motorumuz, rezervasyon anında devreye girer.
- Bütçe Limitleri: Uçuş sürelerine veya gidilecek şehirlere göre maksimum otel/uçak bütçeleri belirleyin (Örn: "Avrupa içi uçuşlarda maksimum 300€").
- Sınıf Kısıtlamaları: Hangi seviyedeki çalışanların Business Class uçabileceğini veya 5 yıldızlı otelde kalabileceğini tanımlayın.
- Erken Rezervasyon Kuralı: Maliyetleri düşürmek için seyahatlerin en az kaç gün önceden rezerve edilmesi gerektiğini kurala bağlayın.
Otomatik Onay Akışları
Bürokrasiyi azaltın, kontrolü kaybetmeyin.
- Politika İçi Otomatik Onay: Eğer bir rezervasyon şirket kurallarına ve bütçe limitlerine uyuyorsa, yönetici onayına takılmadan otomatik olarak biletlenebilir. Bu sayede süreç hızlanır.
- İstisnai Durum Yönetimi: Politika dışı (out-of-policy) bir tercih yapıldığında veya bütçe aşıldığında sistem otomatik olarak ilgili yöneticiye "Onay Talebi" gönderir. Yönetici gerekçeyi inceleyip onay verebilir veya reddedebilir.
Masraf Merkezleri ve Proje Kodları
Harcamaların doğru bütçeden düşmesini sağlayın.
- Departman Bazlı Ayrıştırma: Her çalışanı veya ekibi belirli bir "Masraf Merkezi"ne (Cost Centre) atayın.
- Proje Etiketleri: Seyahatleri belirli projelere veya müşterilere faturalandırmak için rezervasyon sırasında zorunlu proje kodu girişi isteyin.